領導人的執行力養成
楊惟雯
管理大師杜拉克曾說過:「管理本身是一種實踐,而不是專業」。
所以,領導人的績效,必須透過「行動」來體現。亦即,所有的創意規畫和策略架構,最後還是需要透過具體的「行動」,才能產生結果。
而「執行」正是組織用來達成「目標」的「行動」。
其中,「指揮」體系、「流程」規範、與「權責」要求……等,就成為必然的管理活動。
一、明確「指揮」體系—分層負責的分工原理
領導人的主要任務為何?
為了達成組織的「經營目標」,領導人的主要任務,是透過組織內外的「協調」機制,進行「資源整合」,協同作戰,為組織和個人「創造」明顯而具體的「附加價值」。
在這個基調下,領導人為組織發掘價值缺口、化創意為事業、制訂正確的目標與執行策略、重新界定組織疆界,同時透過適當的控制制度,以達成組織設定的目標,同時啟動另一波「價值創造」的循環,此正是領導人最重要的核心任務。
此時,領導人若要掌握到每個人的績效,就必須先讓每個人都了解組織的「目標」為何,亦即讓每個人知道自己該做些什麼,才能幫助組織達到成功的目標。要達到此種眾志成城、無堅不摧的組織氛圍,往往是領導人最具挑戰性的任務。
而一個大型企業組織,更通過「授權」方式,加速「經營目標」的「執行」效率。
而藉由「授權程度」區隔,管理階級可大略分為以下幾個層次:
第一層次:基層領導人—-搜集情資。
主要工作是深入調研,幫助中層和上層領導人瞭解目前的管理狀態,瞭解基層的第一手材料。
第二層次:中層領導人—-分析提案。
每位中層領導人都是某個領域的專家(技術幕僚為主力),主要工作是站在專業的角度對經過調研的資料進行分析。
第三層次:高層領導人—-拍案決策。
高層的工作重心,是在中層專家分析的基礎上,確定哪些事是各階段管理的重點,也就是做成決策。
在確定組織工作重點之後,接下來高層領導人的管理重點是制定規則,使整個團隊能按照規則去做。
因此,通過管理層次的分層負責實施, 可把高層領導人從日常瑣事中解脫出來, 去承擔更重要任務,這也是時間管理的第一原則——崗位定位原則。
二、管理問題: 源在崗位,解在流程
現代企業,往往將一件「專案」,通過「流程」,穿越不同「功能部門」的不同「崗位」,來執行完成。透過此管理的過程,就可創造專業分工的生產力提昇。
而我們常面對的管理問題,經常外顯在「人謀不臧」上,但問題的根源却往往出在「流程設計」不順暢中,而致管理精力耗損在無止境的溝通協調中。
領導人的責任在於「讓團隊規範地成事」。把工作重點放在問題的挖掘、流程的設計與流程的訓練上,這就是管理的邏輯。
在公司的經營過程中, 領導人要意識到「細節」的重要性,因為魔鬼總是藏在細節裡。
「海恩定律」清楚地說明了細節的重要性,他認為:每一起嚴重事故的背後,都有9次輕微事故、300起未遂先兆、1000起事故隱患。這說明所有的安全問題,都是由於不重視細節所造成的。
管理關注的是過程,而不僅僅是結果,如何「落實」工作過程中所規定的每一步動作,才是管理的核心。
三、大企業與標準化管理
如果想讓一個組織能夠連續成長上去,企業就必須要能夠培養自己的複製能力,其前提就是必須對所有工作流程製定「標準化」程序。
標準化過程並不是一朝一夕的事,一般來說需要經歷三個階段:
第一階段:明確。
解決管理規則有無的問題。
第二階段:準確。
對崗位和流程的表述盡可能準確,不能讓下屬產生歧義。
ISO9000裏有一個非常核心的思想:寫你所說的,說你所做的,做你所寫的。寫、說、做應該完全一致。因此,對於流程和崗位規範的描述一定要準確。
第三階段:精確。
精細化管理是指規則的精確,儘量書面化(SOP建立)。
四、執行力與人的做事態度
行動落實需要的是一種高度堅持、規範的態度,因為很多事情做不好, 都是源於人的「做事態度」不正確。
例如,德國人做事總是一板一眼的。
假如你在德國問一個年輕人:「從這一個鎮到另外一個鎮要走多久?」
這年輕人可能對你說: 「不知道。」
你會納悶說: 「你是本地人, 怎麼會不知道呢?」
他會一板一眼地說: 「先生,我只知道這兩地距離是4. 2公里,但我不知道你的行走的速度,所以沒有辦法回答要花多少時間?」
你會心想﹕「這傢伙怎麼這麼笨呢?」
若是咱問個中國人,回答就很簡單:「一柱香時間或一頓飯功夫。」
反正是差不多先生!
但當你走了兩分鐘,那年輕人可能就追上來了,說: 「現在我知道你要走多久了,因為我看到你步行的速度。」
德國人做事總是一板一眼的,剎那間讓我們認為德國人很笨,但從管理的角度來看,我們就需要這樣一絲不苟、嚴格按照規定來執行的人。
所以,想要讓工作流程,持續流暢的運轉,就先要調整員工做事的態度。以下幾種訓練方法可供參考﹕
1.引爆點領導法。
將管理中曾經出現過的重大失誤、造成的巨大傷害展示給大家,這將引爆大家的思考,讓大家明白堅決執行工作流程的必要性。
例如許多人都有教育小孩的經驗,當小孩哭鬧的時候很多人都束手無策,這時用引爆點領導法就很有效,比如,先把小孩的哭聲錄下來,等他不哭了再放給他聽,可讓孩子明白這種噪音有多討厭,這很管用。員工教育也是一樣,把錯誤展示出來讓他們吸取教訓。
2.擒賊擒王。
團隊中總有一些標新立異分子是產生負面影響的重要因素,集中火力先管好這些人(意見領袖), 此法可迅速帶動整體人員的轉變。
3.魚缸管理。
將公司管理的重要指標和狀態定期展示給大家,讓大家時刻都清楚目前的狀況。這就像養金魚,金魚在魚缸中的一舉一動始終是透明的。例如,每個企業都有員工遲到的問題,通常的管理方法是罰款、通報批評等,我的辦法是只殺雞儆猴,藉機處分幾個重點的遲到幹部,把他們這種不符合規則的現象暴露出來,以此來警戒其他員工。
4.風紀扣原理。
設計一些簡單的訓練程式,讓大家習慣服從命令。
軍裝上都有風紀扣,而部隊更要求每個軍人都必須扣好風紀扣。其實,扣不扣風紀扣與軍人的作戰能力沒有任何聯繫,風紀扣的作用只是讓軍人養成絕對服從的習慣。叫你扣上就得扣上,沒有任何理由。
服從與軍隊的戰鬥力有巨大的關係,在戰場上,讓你衝就得衝,不能問為什麼,服從命令是條件反射的行為,不需要思考。
但是,企業的管理相比之下就差很多,員工對於上級頒佈的任務經常會討價還價,用自己的思維來挑戰企業的規則。
所以,要改變下屬的態度就需要設計像風紀扣這樣的東西,通過簡單的形式讓大家養成服從的習慣。
但請記得,方法是死的,人是活的,要因事置宜….
五、提昇人的執行力,貴在紀律與自律
組織活動的規範,有時會讓部分成員感到不便,但組織因而產生的「紀律與執行力」,無疑是實踐價值創造的關鍵,它不僅可以「防呆」,也能確保「組織」機能能高於「市場」機能。
俗語說﹔「聰明反被聰明誤。」
百分百落實決策,需要的是紀律,而不是聰明。行動落實需要的是一種高度堅持、規範的態度(SOP),但不代表是一種強迫、約束。
只要你是自願、自動、自發地想要去做,就不會有被束縛的感覺。這就是自律,反而更為有效。
吉米‧柯林斯在《從A到A+》中提及,紀律不是指那些像軍隊般一個口令一個動作、僵硬無彈性的規章制度,而是一種持續不變、日積月累的模式和精神,這也是企業或個人能夠成功的最重要原因。
『紀律觀念』主張每天固定地把平凡的事做好一點點,長久累積下來,A+的人或公司就會誕生。
最後,聯強國際總經理杜書伍曾為「紀律」下了一個註解﹕
「紀律的最高境界是自發的,從心所欲而不逾矩。」
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